個人情報保護方針Privacy Policy

1. 個人情報の取得・利用・提供について

• 当社が個人情報を取得する際は、その利用目的をできる限り具体的に特定し、その目的達成に必要な限度において適法かつ公正な手段で取得します。
• 当社が個人情報を利用する際は、本人に明示、通知、または公表した利用目的の範囲内に限定し、それに反する目的外利用を行わないための措置を講じます。
• 当社が個人情報を第三者に提供またはその取り扱いを委託する際は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で、適法にこれを行います。

2. 個人情報の適正管理について

当社は、取扱う個人情報を安全かつ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等を防止するために、不正アクセス対策、ウィルス対策等の合理的で適切な情報セキュリティ対策を行い、個人情報に関するリスクの予防並びに是正に努めます。
また、個人情報保護に関する社内規定を定め、役職員への研修の実施、事務所への入退室管理、委託先の監督等の安全管理の取り組みを行っています。

3. 法令及びその他の規範の遵守について

当社は、個人情報の取扱いに関して、個人情報保護法をはじめとする法令・規範を遵守するとともに、規格に準拠した個人情報保護の当社個人情報保護マネジメントシステムに従い行動します。 また、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

4. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを実行・維持するとともに、定期的に内容を見直し、継続的改善に努めます。

5. 個人情報の苦情、相談について

当社は、個人情報を提供された本人の権利を尊重し、本人から自己情報の開示、訂正、削除、または利用もしくは提供の停止等を求められたときは、適法にこれに応じるとともに本人からの苦情に関して適正な対応をします。

1. 関連法令・ガイドライン等の遵守について

当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（通称「マイナンバー法」）及び「個人情報の保護に関する法律」（通称「個人情報保護法」）並びにこれらの政令、省令、及びガイドラインを遵守して、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

2. 特定個人情報の適正管理について

当社は、特定個人情報等の適切な管理のために、別途、特定個人情報等の取扱いに関する社内規定を定め、これを遵守します。

3. ご質問・苦情処理の窓口について

特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情につきましては下記窓口までお願いします。

株式会社ビーネックスソリューションズ PMS事務局
TEL: 0566-63-2720
メールでのお問い合わせはこちら

1. 個人情報の当事業者の名称

〒448-0841 愛知県刈谷市南桜町1-23 SOUTH SQUARE KARIYA 2階
株式会社 ビーネックスソリューションズ

2. 個人情報の管理者およびその連絡先

株式会社 ビーネックスソリューションズ
人事総務部 部長
TEL: 0566-63-2720
メールでのお問い合わせはこちら

3. 個人情報の利用目的

当社では、個人情報を以下のような目的で利用いたします。 また、当社が取得する個人情報のうち、書面により本人から直接取得する場合については、原則として個別に利用目的を明示いたします。

当社が前項に記載された以外の目的で個人情報を利用しようとする場合は、事前にご本人様にその旨をお知らせし、同意を得た上で利用いたします。

4. 個人情報の委託について

個人情報は、処理のために当社の基準を満たす委託先に業務委託することがあります。 なお、委託先以外の第三者に対しては、原則ご本人様の同意なしでは提供いたしません。

5. 個人情報の共同利用について

当社及びオープンアップグループ各社の総合的なサービスのご提供のために、以下のとおり個人情報を共同で利用いたします。

1. 共同して利用される個人情報の項目
   氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属する組織（名称・住所・部署名・役職名・メールアドレス・電話番号・FAX番号）、保有資格、職務経歴、取引履歴、相談履歴
2. 共同して利用する者の範囲
   株式会社オープンアップグループおよび株式会社オープンアップグループの子会社および関連会社。 ただし、外国にある会社を除く。 （財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則第8条第3項に定義される子会社及び同条・第5項に定義される関連会社をいいます。）
   該当するグループ会社の範囲は以下のリンクをご参照ください。
   オープンアップグループ各社一覧
3. 共同して利用する者の利用目的
   「3．個人情報の利用目的」をご参照ください。
4. 取得の方法
   書面・メール等の電子データ・電話や対面による取得
5. 共同して利用する個人情報の管理者
   当該個人データを原取得した会社の個人情報保護管理者（グループ各社の個人情報保護管理者、法人住所、代表者については、各社HP掲載の「個人情報保護方針」及び「個人情報の取り扱いに関して」をご参照ください。）

6. 開示対象個人情報の「開示等の求め」に応じる手続き等

ご本人がご自身を識別できる開示対象個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示（総称して、「開示等」という）を求めるためのお申し出をされる場合は、当社「PMS事務局」にご連絡ください。 受託業務でお預かりしている個人情報については、委託元に確認した上で対応いたします。 詳細につきましては、個人情報の開示等の請求手続きのご案内をご覧ください。

7. 個人情報提供の任意性について

当社への個人情報の提供は任意です。 ただし、必要な個人情報を提供いただけない場合、適切なサービスをご提供できないことがあります。

8. 個人情報に関するお問い合わせ窓口

個人情報に関するご相談・苦情は、以下の連絡先までお申し出ください。

株式会社 ビーネックスソリューションズ PMS事務局
〒448-0841 愛知県刈谷市南桜町1-23 SOUTH SQUARE KARIYA 2階
メールでのお問い合わせはこちら

9. 安全管理措置について

当社は個人情報の適正な取扱いのため、以下の措置を実施します。

（基本方針の策定）

• 個人情報の適正な取扱いを確保するため、個人情報保護方針を策定します。

（個人情報の取扱いに関する社内規定の整備）

• 個人情報の漏えい等の防止を含む個人情報の安全管理のため、個人情報の取扱いに関する社内規定を整備します。

（組織的安全管理措置）

1. 組織体制： 個人情報の取扱い（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等）の段階ごとにおける関係者の役割を規定し、それに従った組織体制を整備します。
2. 運用の確認： 整備された社内規定に従って個人情報を取扱うものとし、取扱い記録をシステムログや書面等で作成、社内規定に従った運用となっているかどうかを適宜確認します。
3. 台帳管理： 個人情報の取扱い状況を把握・確認する手段として、当社が取得した、或いは当社に委託された個人情報の管理台帳を作成、管理します。
4. 事故時の対応： 漏えい等の事故発生時の体制・手順を策定します。
5. 点検・見直し： 個人情報の取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、情報管理部門、内部監査部門、外部委託専門業者等によるチェックを実施し、安全管理体制の評価、見直し、改善に継続的に取り組みます。

（人的安全管理措置）

• 個人情報の取扱いに関する注意・留意事項について、当社の従業者に定期的な研修や訓練を実施します。 また、個人情報を含む秘密情報についての秘密保持に関する事項を就業規則や関連規定に記載するなど、当社従業者の秘密保持義務を明らかにします。

（物理的安全管理措置）

1. 取扱い区域： 個人情報を取扱う区域を設定し、当該区域の入退管理ルールを策定します。 また、個人情報が記録された（或いは記録が可能な）機器、電子媒体、書類等の持ち込み、持ち出しルールを併せて策定します。
2. 機器・電子媒体等の盗難防止： 個人情報が記録された機器、電子媒体、書類等の紛失または盗難等を防止するための適切な措置を実施します。
3. 機器・電子媒体等の運搬： 個人情報が記録された機器、電子媒体、書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報を漏えいさせないよう暗号化、パスワード制御等の措置を実施します。
4. 機器・電子媒体等の廃棄： 個人情報が記録された機器、電子媒体、書類等は、個人情報を復元できない方法で廃棄します。

（技術的安全管理措置）

1. アクセス制御： 個人情報を取扱う情報システムについては、業務履行上の必要性がある最小限の範囲となるようアクセス制御を実施し、アクセス可能な当社従業者及び、当該従業者が取扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。
2. 識別と認証： 個人情報を取扱う情報システムは、当該システムを使用する当社従業者が正当なアクセス権限を有する者であることを、識別した結果に基づき認証します。
3. 不正アクセス等の防止： 個人情報を取扱う情報システムを、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用します。
4. 漏えい等の防止： 個人情報を取扱う情報システムにおいて、使用に伴う個人情報の漏えい等を防止するための措置を実施します。

（委託先の監督）

• 個人情報の取扱いの全部または一部を第三者に委託する場合、委託先において個人情報を安全に管理するための措置が適切に講じられるよう、適切な委託先の選定を行います。 また、選定した委託先との間では、委託契約を締結のうえ、定期的に監査を行う等により委託先における当社が委託した個人情報の取扱い状況を把握するなど、適切に委託先の管理および監督を行います。

（外的環境の把握）

• 個人情報を保管している以下の国における個人情報に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施します。

【保有個人データの保管国】

Google data center

アメリカ

シンガポール

10. 所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

当社は、個人情報保護委員会の認定を受けた認定個人情報保護団体である「日本情報経済社会推進協会」の対象事業者です。
同会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を以下の連絡先で受け付けております。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL: 0120-700-779
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。

1. 開示対象となる個人情報

開示対象となる個人情報は、当社のデータベース、または検索可能な状態に整理された当社の情報ファイルに保管されている個人情報です。 ただし、当社が業務受託しているに過ぎず、当社に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。

2. 開示対象となる個人情報の利用目的

開示対象となるすべての個人情報の利用目的は、上記「個人情報の取扱いに関して」の「3. 個人情報の利用目的」の通りです。 ただし、当社が業務受託しているに過ぎず、当社に開示等の権限がない個人情報は開示対象とはなりません。

3. 個人情報の開示請求の手続き

ご本人が請求項目（開示・訂正・利用停止）を当社指定の申請書「個人情報開示等請求書」に必要事項を記載した後、郵送、又はメール等でお送りください。 「個人情報開示等請求書」は、当社より郵送、又はメール等でお渡しさせて頂きます。 なお、利用目的の通知又は開示請求の場合、1回の請求につき返信のための事務手数料・郵送費相当の手数料を徴収いたします。

4. 開示等の請求先

以下の窓口まで当社所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりご請求ください。

〒448-0841 愛知県刈谷市南桜町1-23 SOUTH SQUARE KARIYA 2階
株式会社ビーネックスソリューションズ PMS事務局

5. 本人確認

本人確認のため、氏名、住所、電話番号を確認させていただきます。 郵送書類に、運転免許証（表・裏ともに）、パスポート、各種福祉手帳、各種健康保険証、各種年金手帳、外国人記載事項証明書のいずれかのコピーを添付してください。
※この件に関する個人情報は、開示等のご請求に対する回答が終了いたしましたら、1年以内に適切に削除、廃棄させていただきます。
※開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。 当情報に関しては委託元含め第三者への提供はいたしません。 なお、本人確認書類についてお客様より提出していただけなかった場合は開示請求には応じられませんので、悪しからずご了承ください。 また、当個人情報に関して、本人が容易に認識できない方法で取得することはございません。

6. 当社からの回答

個人情報の開示、訂正などの結果につきましては、「個人情報開示等請求書」に記載の方法で通知いたします。

7. 開示請求者が開示本人とは異なる場合

原則としてご本人または代理人からの開示請求を受け付けます。 その際、誤った情報があった場合は、直ちに訂正などの処置を行ないます。 ご本人と異なる方が開示請求される場合、ご本人との関係を示す書類、委任状、請求者本人確認資料を同封してください。